اتصال CRM به حسابداری
اتصال CRM به نرم افزار حسابداری سپیدار و دشت
در بسیاری از کسبوکارها تیم فروش با CRM مشتری را پیگیری میکند و سفارش را جلو میبرد؛ اما اطلاعات مالی، کالا، موجودی، فاکتور و پرداخت در سپیدار یا دشت مدیریت میشود. وقتی این دو بخش به هم وصل نباشند، کارها کندتر پیش میرود و بخشی از اطلاعات باید دستی بین فروش و مالی جابهجا شود. وب سرویس سپیدیار این فاصله را از بین میبرد و کمک میکند مسیر فروش تا صدور فاکتور، منظمتر، سریعتر و دقیقتر انجام شود.
اتصال لحظهای CRM و حسابداری چگونه عمل میکند؟
وب سرویس سپیدیار یک ارتباط لحظهای بین سیآرام و نرمافزارهای مالی مانند سپیدار و دشت ایجاد میکند. با این ارتباط، سفارش و اطلاعات مشتری از CRM به سیستم حسابداری منتقل میشود و در مقابل، دادههایی مثل موجودی کالا، قیمت، وضعیت فاکتور، پرداخت و مانده حساب برای تیم فروش قابل مشاهده میشود. به این ترتیب، فروشنده برای پیگیری هر سفارش وابسته به استعلامهای مداوم از حسابداری نیست و واحد مالی هم اطلاعات فروش را بدون ورود دوباره و خطای دستی دریافت میکند.
چه اطلاعاتی بین CRM و نرمافزار حسابداری منتقل میشود؟
در یک اتصال استاندارد، چند گروه اصلی از دادهها بین سیآرام دیدار و ویتایگر با نرمافزارهای سپیدار یا دشت هماهنگ میشود.
اطلاعات مشتریان و طرف حسابها
اطلاعاتی مانند نام مشتری، شماره تماس، آدرس، کد مشتری، شناسه ملی، کد اقتصادی و مشخصات طرف حساب بین دو سیستم یکپارچه میشود تا فروش و مالی با دو نسخه متفاوت از اطلاعات مشتری کار نکنند.
کالا، قیمت و موجودی
اطلاعات کالا، کد محصول، قیمت، واحد اندازهگیری، موجودی انبار از سپیدار یا دشت در CRM نمایش داده میشود. به این شکل، کارشناس فروش هنگام ثبت سفارش با قیمت و موجودی بهروز کار میکند.
سفارش، پیشفاکتور و فاکتور
سفارشی که در CRM ثبت میشود، برای ایجاد پیشفاکتور یا فاکتور به نرمافزار حسابداری منتقل میشود. بعد از ثبت فاکتور نیز اطلاعاتی مثل شماره فاکتور، مبلغ نهایی و وضعیت صدور در CRM قابل مشاهده خواهد بود.
وضعیت پرداخت و مانده حساب
اطلاعاتی مثل وضعیت پرداخت، مانده حساب، بدهی، اعتبار مشتری و وضعیت تسویه از سیستم مالی به CRM منتقل میشود تا تیم فروش بدون استعلام مداوم از حسابداری، وضعیت مالی مشتری را بررسی کند.
چه زمانی به اتصال CRM و حسابداری نیاز دارید؟
اگر فروش، مالی و انبار شما برای انجام یک سفارش ساده مدام به هم وابستهاند، احتمالاً زمان اتصال CRM به نرم افزار حسابداری رسیده است. این اتصال برای کسبوکارهایی کاربردی است که سفارش در CRM ثبت میکنند، اما فرآیندهای مالی را در سپیدار یا دشت انجام میدهند، چند کارشناس فروش دارند، تنوع کالای بالایی را مدیریت میکنند و برای انتقال اطلاعات بین فروش و مالی هنوز از اکسل، پیامرسان، تماس داخلی یا ورود دستی داده استفاده میکنند.
اتصال CRM دیدار به سپیدار
اتصال CRM دیدار به سپیدار برای کسبوکارهایی مناسب است که فرآیند فروش، پیگیری مشتری و ثبت سفارش را در دیدار انجام میدهند، اما صدور فاکتور، کنترل موجودی و وضعیت پرداخت در سپیدار مدیریت میشود. با این اتصال، سفارش ثبتشده در دیدار به سپیدار منتقل میشود و اطلاعات مالی مانند وضعیت فاکتور، پرداخت و مانده حساب دوباره در CRM در دسترس تیم فروش قرار میشود.
اتصال CRM ویتایگر به سپیدار
اتصال CRM ویتایگر به سپیدار تبادل اطلاعاتی مثل مشتریان، اسناد فروش، محصولات و دادههای مالی را انجام می دهد. این ارتباط بسته به طراحی، میتواند فراتر از اطلاعات پایه باشد و شامل برخی مستندات و دادههای تکمیلی هم شود. با توجه به نیاز سازمان، امکان تعریف فرآیندهای سفارشی برای انتقال و همگامسازی اطلاعات وجود دارد؛ بهطوری که ورود اطلاعات تکراری کاهش یافته و هماهنگی بین تیمهای مختلف افزایش پیدا میکند. این اتصال باعث میشود واحدهای فروش و مالی به اطلاعات هماهنگ و بهروز دسترسی داشته باشند.
اتصال CRM به نرم افزار دشت
اتصال CRM به نرم افزار دشت برای فروشگاهها، مراکز پخش و مجموعههایی مناسب است که فروش روزانه، موجودی کالا، اطلاعات خریدار و وضعیت پرداخت در دشت مدیریت میشود. با این اتصال، اطلاعات خرید، فاکتور، اقلام سفارش، موجودی و وضعیت تسویه در CRM قابل پیگیری است.
تفاوت روش دستی با اتصال خودکار CRM به نرم افزار حسابداری
وقتی CRM و حسابداری به هم متصل نباشند، بخشی از اطلاعات فروش باید دستی بین سی آر ام و نرمافزارهایی مثل سپیدار یا دشت جابهجا شود. یعنی سفارش در CRM ثبت میشود، اما برای صدور فاکتور، بررسی موجودی یا پیگیری پرداخت، دوباره باید اطلاعات در سیستم حسابداری وارد یا از واحد مالی استعلام شود.
اتصال CRM به نرم افزار حسابداری کمک میکند تیم فروش و مالی بهجای جابهجایی دستی اطلاعات، با دادههای هماهنگ کار کنند. نتیجه این کار، ثبت دقیقتر سفارش، صدور سریعتر فاکتور و پیگیری بهتر وضعیت مشتری است.
| بدون اتصال CRM و حسابداری | با اتصال خودکار CRM و حسابداری | |
|---|---|---|
| ثبت سفارش | سفارش در CRM ثبت میشود و دوباره در حسابداری وارد میشود. | سفارش آنی از CRM به سپیدار یا دشت منتقل میشود. |
| صدور فاکتور | تیم فروش باید اطلاعات سفارش را برای مالی ارسال کند. | فاکتور یا پیشفاکتور سریعا بر اساس اطلاعات ثبتشده ایجاد میشود. |
| موجودی و قیمت | فروشنده برای قیمت یا موجودی باید از مالی یا انبار استعلام بگیرد. | قیمت و موجودی بهروز در CRM قابل مشاهده است. |
| وضعیت پرداخت | فروشنده با تأخیر از پرداخت یا مانده حساب مطلع میشود. | وضعیت پرداخت و مانده حساب در CRM قابل پیگیری است. |
| خطای انسانی | احتمال اشتباه در کد کالا، قیمت، تعداد یا مشخصات مشتری بیشتر است. | ورود تکراری کمتر میشود و خطا کاهش پیدا میکند. |
وب سرویس سپیدیار نسخه Jupiter برای اتصال CRM
وب سرویس سپیدیار نسخه Jupiter بهعنوان یک وب سرویس اتصالCRM ، ارتباط بین نرمافزار حسابداری، سیستم فروش و انبار را منظمتر مدیریت می کند. در این ساختار، فرآیندهایی مثل استعلام موجودی، دریافت قیمت، انتقال اطلاعات کالا، ثبت یا دریافت پیشفاکتور و هماهنگی اطلاعات فروش و مالی با دقت بیشتری انجام میشود.
نسخه Jupiter برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
نسخه Jupiter برای مجموعههایی مناسب است که فرآیند فروش و حسابداری آنها ساده و خطی نیست. برای مثال، شرکتهای متوسط و بزرگ، فروشگاههای آنلاین پرترافیک، شرکتهای پخش، مجموعههای دارای چند انبار، با تنوع کالایی در فروشگاههایی با حجم سفارش بالا و کسبوکارهایی که سناریوهای اختصاصی API دارند، معمولاً به چنین سطحی از اتصال نیاز پیدا میکنند.
اگر یک مجموعه فقط چند سفارش ساده در روز دارد و نیاز آن بیشتر به دریافت یا ارسال اطلاعات پایه حسابداری محدود میشود، وب سرویس حسابداری پایه میتواند کافی باشد. اما وقتی تعداد مشتریان، سفارشها، کالاها، انبارها یا قواعد فروش بیشتر میشود، وب سرویس سپیدیار نسخه Jupiter انتخاب مناسبتری برای ایجاد ارتباط پایدار و قابل توسعه بین CRM و حسابداری خواهد بود.
میتوانید ویژگی های کامل و قیمت وب سرویس سپیدیار نسخه CRM را در این صفحه ببینید.
پیشنیازهای اتصال CRM به سپیدار و دشت
برای اجرای اتصال CRM به نرم افزار حسابداری، قبل از راهاندازی باید شرایط فنی و نرمافزاری کسبوکار بررسی شود. مواردی مثل نسخه نرمافزار سپیدار یا دشت، نوع CRM، وضعیت سرور، شبکه، IP، سطح دسترسیها و نیازهای اختصاصی اتصال، روی نحوه پیادهسازی اثر دارد. به همین دلیل، پیش از شروع اجرا این موارد توسط تیم فنی بررسی میشود تا اتصال بر اساس ساختار فروش و حسابداری همان مجموعه راهاندازی شود.
برای مشاهده جزئیات کامل، میتوانید راهنمای پیشنیازهای نصب وب سرویس سپیدیار را مطالعه کنید.
دریافت API سپیدیار و مراحل نصب وب سرویس
وب سرویس سپیدیار اتصال یکپارچه بین نرم افزار سپیدار و سایر سیستم ها برقرار می کند و دیتاهای لحظه ای را با دقت و امنیت کامل منتقل می کند. مراحل دریافت و نصب وب سرویس سپیدیار خیلی ساده و به ترتیب زیر است:
- تماس با شرکت سپیدیار حساب آراد و مشاوره تلفنی
- خرید وب سرویس سپیدیار
- تماس کارشناس سپیدیار و دریافت نام کاربری و رمز عبور
- نصب و راهاندازی اتصال سپیدار توسط تیم پشتیبانی به صورت ریموت
- سینک اطلاعات قبلی طرف حساب ها و کالاها
- بررسی صحت اتصال و پشتیبانی کامل
امنیت در اتصال CRM به نرمافزار حسابداری
نصب و راهاندازی وب سرویس سپیدیار تماما توسط تیم فنی انجام میشود و سطح دسترسیها بر اساس نیاز هر کسبوکار مشخص خواهد شد. لایسنس بهصورت اختصاصی برای هر شرکت فعال میشود و تبادل اطلاعات بهصورت مستقیم بین سیستمهای همان مجموعه انجام میگیرد.
در این ساختار، دادههای مشتریان، سفارشها، فاکتورها و اطلاعات مالی روی سرورهای شرکت سپیدیار ذخیره نمیشود. وب سرویس سپیدیار فقط مسیر ارتباطی کنترلشده بین CRM و نرمافزار حسابداری را فراهم میکند تا انتقال دادهها بدون ورود دستی، با دسترسی مشخص و در چارچوب تنظیمات همان شرکت انجام شود.
سوالات متداول اتصال CRM به نرم افزار حسابداری
- آیا ویرایش اطلاعات CRM در سپیدار اعمال میشود ؟
-
بله، از طریق وبسرویس اتصال CRM سپیدیار امکان همگامسازی دوطرفه وجود دارد؛ بهطوریکه با تغییر اطلاعات در هر یک از سیستمها، این تغییرات بهصورت خودکار در سیستم دیگر نیز اعمال میشود.
- آیا بعد از اتصال، فاکتور ثبت شده در CRMدر سپیدار نمایش داده میشود؟
-
بله اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، مبلغ، وضعیت پرداخت، مانده حساب و وضعیت صدور همان لحظه ثبت سفارش در CRMدر نرم افزار مالی نمایش داده شود.
- اگر یکی از سیستمها موقتاً قطع شود، اطلاعات از بین میرود؟
-
در پیادهسازی اصولی، دادهها از بین نمی روند. درخواستهای ناموفق ثبت یا قابل پیگیری میشوند تا بعد از اتصال مجدد، دوباره بررسی و همگامسازی شوند.
- اتصال ویتایگر به سپیدار چه تفاوتی با اتصال دیدار دارد؟
-
ویتایگر معمولاً در سازمانهایی استفاده میشود که فرآیندهای فروش و مدیریت مشتری پیچیدهتر و قابل سفارشیسازیتری دارند. به همین دلیل، یکپارچهسازی ویتایگر با سپیدار میتواند سناریوهای متنوعتر و فرآیندهای اختصاصیتری را نسبت به برخی CRMهای سادهتر پوشش دهد.
- آیا نصب و راهاندازی وبسرویس سپیدیار برای اتصال حسابداری به CRM پیچیده است؟
-
خیر. نصب و راهاندازی وبسرویس سپیدیار برای اتصال نرمافزار حسابداری به CRM توسط تیم پشتیبانی سپیدیار انجام میشود و معمولاً نیازی نیست کاربر درگیر مراحل فنی شود. در اغلب پروژهها، کل فرآیند نصب، تنظیمات اولیه و آمادهسازی ارتباط بین سیستمها حدود ۳۰ دقیقه زمان میبرد؛ البته این زمان میتواند بسته به شرایط نرمافزار حسابداری، CRM مورد استفاده، سرعت اینترنت و دسترسیهای لازم کمی متفاوت باشد.