اتصال سایت و فروشگاه اینترنتی به حسابداری سپیدار
وقتی تعداد سفارشهای فروشگاه اینترنتی افزایش پیدا میکند، هماهنگ نگه داشتن اطلاعات سایت و نرمافزار حسابداری به یک چالش جدی تبدیل میشود. ثبت دوباره سفارشها، وارد کردن اطلاعات مشتری، کنترل موجودی و بررسی قیمتها بهصورت دستی، زمان زیادی از تیم فروش و حسابداری میگیرد.
با اتصال سایت به حسابداری سپیدار، اطلاعات موردنیاز بین فروشگاه اینترنتی و نرمافزار سپیدار جابهجا میشود. به کمک وب سرویس سپیدیار میتوان سایت اختصاصی، فروشگاه ووکامرسی یا شاپیفای را به سپیدار متصل کرد و فرایند انتقال سفارش، کالا، مشتری، قیمت و موجودی را مدیریت کرد.
اتصال سایت به سپیدار چگونه انجام میشود؟
اتصال سایت به سپیدار از طریق وب سرویس انجام میشود. وب سرویس مانند یک پل ارتباطی میان سایت و نرمافزار حسابداری عمل میکند و اطلاعات را بین دو سیستم منتقل میکند. برای مثال، زمانی که مشتری یک سفارش در سایت یا فروشگاه اینترنتی ثبت میکند، اطلاعات سفارش شامل مشخصات مشتری، کالاها، مبلغ و وضعیت پرداخت میتواند برای ثبت در سپیدار ارسال شود. در طرف مقابل نیز اطلاعاتی مانند کالا، قیمت و موجودی از سپیدار دریافت شده و در صورت نیاز در سایت نمایش داده میشود. نوع اطلاعات منتقلشده، زمان ارسال و نحوه ثبت اسناد براساس ساختار فروش هر مجموعه مشخص میشود.
چرا سایت را به سپیدار متصل کنیم؟
بسیاری از کسبوکارهایی که فروش آنلاین دارند، در ابتدا اطلاعات سفارشها را بهصورت دستی در نرمافزار حسابداری ثبت میکنند. این روش در حجم پایین سفارشها ممکن است قابل مدیریت باشد، اما با رشد فروشگاه، باعث افزایش زمان انجام کار و پیچیدهتر شدن کنترل اطلاعات میشود.
اتصال سایت به سپیدار باعث میشود اطلاعات فروش بدون نیاز به ورود چندباره بین سیستمها منتقل شود. مهمترین مزایای این اتصال عبارتاند از:
هماهنگی بهتر اطلاعات فروش و حسابداری
اطلاعات سفارشها، مشتریان و کالاها از مسیر مشخصی منتقل میشوند و نیاز به بررسی و تطبیق دستی کمتر میشود.
مدیریت دقیقتر موجودی کالا
در فروشگاههایی که تعداد محصولات یا انبارها زیاد است، هماهنگی موجودی اهمیت زیادی دارد. دریافت موجودی از سپیدار کمک میکند وضعیت کالاها در سایت بهروزتر نمایش داده شود.
سرعت بیشتر در ثبت سفارشها
سفارشهای اینترنتی میتوانند پس از رسیدن به شرایط مشخص، برای ایجاد پیشفاکتور یا فاکتور به سپیدار ارسال شوند.
کاهش خطاهای ورود اطلاعات
ثبت دستی اطلاعاتی مانند کد کالا، تعداد، قیمت و مشخصات مشتری احتمال اشتباه را افزایش میدهد. انتقال خودکار این اطلاعات، این ریسک را کاهش میدهد.
چه اطلاعاتی بین سایت و سپیدار منتقل میشود؟
میزان اطلاعات قابل انتقال به نوع سایت، تنظیمات فروشگاه و نیاز کسبوکار بستگی دارد. در زمان راهاندازی، مشخص میشود کدام اطلاعات باید از سایت به سپیدار یا از سپیدار به سایت منتقل شوند.
مهمترین اطلاعات قابل انتقال شامل موارد زیر است:
| داده | جهت انتقال | کاربرد |
|---|---|---|
| سفارشهای فروشگاه | سایت → سپیدار | ثبت خودکار سفارش و اسناد فروش |
| مشتریان | سایت → سپیدار | ایجاد یا بهروزرسانی اطلاعات مشتری |
| کالا و کد محصول | دوطرفه | هماهنگی محصولات سایت و سپیدار |
| قیمت محصولات | سپیدار → سایت | نمایش قیمتهای بهروز در فروشگاه |
| موجودی انبار | سپیدار → سایت | جلوگیری از فروش کالای ناموجود |
| فاکتور و پیشفاکتور | سایت → سپیدار | ثبت فرآیند فروش در حسابداری |
| تخفیف، مالیات و پرداخت | سایت → سپیدار | ثبت دقیق جزئیات مالی سفارش |
چه سایتهایی به سپیدار متصل میشوند؟
وب سرویس سپیدیار امکان اتصال انواع مختلف سایتها و فروشگاههای اینترنتی را فراهم میکند. روش اتصال براساس ساختار سایت، سیستم مدیریت محتوا و فرایند فروش هر مجموعه انتخاب میشود. سه مدل رایج اتصال شامل سایت اختصاصی، وردپرس و شاپیفای است.
اتصال وردپرس (ووکامرس) به سپیدار
روش اتصال وردپرس به سپیدار به نوع سایت بستگی دارد. در سایتهای شرکتی یا خدماتی، اطلاعات فرمها و درخواستهای کاربران میتواند از طریق یک اتصال اختصاصی به سپیدار منتقل شود.
اما اگر فروشگاه اینترنتی با ووکامرس ساخته شده باشد، اتصال با کمک افزونه سپیدیارپرس و نسخه استاندارد وب سرویس سپیدیار انجام میشود.
در این روش، اطلاعاتی مانند سفارش، مشتری، کالا، قیمت و موجودی بین ووکامرس و سپیدار جابهجا میشود. برای مثال، پس از ثبت سفارش در سایت، اطلاعات بررسی شده و بهصورت خودکار برای ثبت فاکتور یا پیشفاکتور به سپیدار ارسال میشود. این اتصال کمک میکند ورود دستی اطلاعات کمتر شود، موجودی فروشگاه بهروز بماند و احتمال ثبت تکراری یا اشتباه سفارشها کاهش پیدا کند.
اتصال ووکامرس به سپیدار چگونه انجام میشود؟
اتصال شاپیفای به سپیدار
شاپیفای یک فروشگاهساز ابری است که مدیریت محصولات، سفارشها و مشتریان را در اختیار فروشندگان قرار میدهد. اتصال شاپیفای به سپیدار از طریق API شاپیفای و نسخه Earth وب سرویس سپیدیار انجام میشود. در این اتصال میتوان اطلاعات زیر را میان دو سیستم منتقل کرد:
- سفارشهای ثبتشده
- مشخصات مشتری
- محصولات
- اطلاعات پرداخت
پیش از راهاندازی، مواردی مانند ساختار محصولات، نحوه صدور فاکتور، مالیات و روش تطبیق کالاها بررسی میشود تا انتقال اطلاعات بدون مغایرت انجام شود.
اتصال سایت اختصاصی به سپیدار
سایتهای اختصاصی معمولاً براساس نیازهای خاص یک کسبوکار طراحی میشوند و ممکن است فرایند فروش، ثبت سفارش یا مدیریت مشتری متفاوتی داشته باشند.
در این نوع سایتها، ارتباط با سپیدار از طریق API نسخه Earth یا استاندارد وب سرویس سپیدیار انجام میشود. تیم توسعه سایت با استفاده از مستندات فنی، ارتباط موردنیاز را پیادهسازی میکند.
مزیت اتصال سایت اختصاصی این است که میتوان فرایند انتقال اطلاعات را دقیقاً براساس ساختار کسبوکار تنظیم کرد. برای مثال:
- ثبت سفارش پس از پرداخت موفق انجام شود.
- پیشفاکتور قبل از تایید نهایی ایجاد شود.
- اطلاعات مشتریان جدید بهصورت خودکار در سپیدار ثبت شود.
این روش برای شرکتهایی مناسب است که فروش آنلاین آنها براساس یک سیستم سفارشی مدیریت میشود.
نسخه Earth وب سرویس سپیدیار
نسخه Earth برای اتصال فروشگاههای اینترنتی و سایتهای اختصاصی به نرمافزار حسابداری سپیدار استفاده میشود.
این نسخه امکان ارتباط میان سایت و سپیدار را فراهم میکند و برای انتقال اطلاعات فروش، کالا، مشتری، قیمت و موجودی مورد استفاده قرار میگیرد.
انتخاب تنظیمات مناسب در نسخه Earth به عواملی مانند موارد زیر بستگی دارد:
- نوع سایت
- تعداد محصولات
- تعداد انبارها
- حجم سفارشها
- فرآیند فروش مجموعه
برای آشنایی بیشتر با قابلیتها و شرایط استفاده میتوانید صفحه نسخه استاندارد وب سرویس سپیدیار را مشاهده کنید.
پیشنیازهای نصب وب سرویس سپیدیار
برای راهاندازی اتصال سایت به سپیدار، ابتدا باید زیرساخت موردنیاز بررسی شود. شرایط نصب براساس نوع سایت، ساختار شبکه و نحوه استفاده از وب سرویس ممکن است متفاوت باشد.
مهمترین پیشنیازهای راهاندازی شامل موارد زیر است:
- نصب و فعال بودن نرمافزار سپیدار
- وجود سیستم مناسب برای اجرای وب سرویس
- دسترسی پایدار به اینترنت
- تنظیمات شبکه موردنیاز
- دسترسیهای لازم برای ارتباط سایت و وب سرویس
در سایتهای ووکامرسی، علاوه بر وب سرویس، افزونه سپیدیارپرس نیز باید روی فروشگاه نصب و تنظیم شود.
در سایتهای اختصاصی، توسعهدهنده سایت باید دسترسی لازم برای پیادهسازی ارتباط با API نسخه Earth را داشته باشد.
پیش از شروع نصب، ساختار فروشگاه، تعداد محصولات، انبارها و نوع اطلاعات موردنیاز بررسی میشود تا تنظیمات براساس نیاز واقعی کسبوکار انجام شود.
برای مشاهده جزئیات کاملتر میتوانید صفحه پیشنیازهای نصب وب سرویس سپیدیار را بررسی کنید.
امنیت اتصال سایت و وردپرس به سپیدار
وب سرویس سپیدیار بهصورت اختصاصی روی سیستم یا سرور هر مجموعه راهاندازی میشود و دسترسیها نیز براساس نیاز همان کسبوکار تنظیم میشوند. تبادل اطلاعات از طریق ارتباط رمزگذاریشده انجام شده و احراز هویت با توکن یا کلید دسترسی صورت میگیرد.
دادهها مستقیماً بین سپیدار و سایت، فروشگاه یا CRM جابهجا میشوند و روی سرورهای سپیدیار سیستم ذخیره نخواهند شد. به همین دلیل، کنترل اطلاعات در اختیار خود مجموعه باقی میماند و دسترسیهای غیرمجاز نیز محدود میشوند.
سوالات متداول اتصال سایت اختصاصی، وردپرسی و شاپیفای به سپیدار
- با لغو سفارش در سایت، فاکتور سپیدار هم لغو میشود؟
-
اگر سفارش پیش از انتقال به سپیدار لغو شود، فاکتوری برای آن ثبت نخواهد شد. اما اگر فاکتور قبلاً در سپیدار ثبت شده باشد، لغو سفارش در ووکامرس باعث حذف یا لغو خودکار آن نمیشود. در این شرایط، فاکتور باید براساس روال مالی مجموعه در سپیدار اصلاح یا برگشت داده شود.
- اگر سفارش بعد از انتقال ویرایش شود، فاکتور هم تغییر میکند؟
-
ویرایش سفارش بعد از صدور فاکتور، بهصورت پیشفرض به معنای اصلاح خودکار سند سپیدار نیست. برای فروشگاههایی که تغییر یا لغو سفارش زیادی دارند، بهتر است ابتدا سفارش به شکل پیشفاکتور ثبت شود یا روال مشخصی برای اصلاح اسناد در نظر گرفته شود.
اتصال سایت به سپیدار را شروع کنید!
با اتصال سایت، اطلاعات فروشگاه و حسابداری در یک مسیر هماهنگ مدیریت میشوند.